Der Mythos Multitasking: Alles machen, nichts schaffen

Etliche aufgehängte Zettel mit der Aufschrift “Don't Forget“

Als Agentur – die gemeinhin einen berühmt-berüchtigten Workload haben – fragen wir uns täglich: Wie können wir unseren Arbeitsalltag effizienter, produktiver gestalten? Multitasking klingt dabei nach einem Heilsbringer. Alles gleichzeitig und auf einmal erledigt bekommen. Das muss toll sein, oder?

Nun ist Multitasking in der „Produktivitätsindustrie“ ja ein alter Hut. Im Fokus sind heutzutage vor allem Strategien auf Teamebene, wie etwa Scrum und Squads. Hauptsache „Agile“. Es gibt jedoch wissenschaftliche Erkenntnisse, die das Konzept Multitasking für uns heute wieder interessant machen. Forscher fanden heraus, dass – auch wenn wir uns was anderes einreden – Multitasking eigentlich nur das extrem schnelle Wechseln zwischen einzelnen Aufgaben ist.

Prompt haben sie der ganzen Sache den Namen „Switchtasking“ verliehen, was wohl so aussehen würde: Person, Mitte 30, Handy zwischen Kopf und Schulter, Papiere in der Hand und mit nervösem Blick auf die langsam tröpfelnde Kaffeemaschine. Im Idealfall nimmt sie sich den Kaffee, spricht dabei weiter und behält die Papiere unter dem Arm. Sie führt alle Tasks gleichzeitig anstatt nacheinander aus, was in der Theorie unheimlich viel Zeit spart. In der Realität fällt das Handy runter, beim Aufschlagen der Mappe wird die Tasse umgeworfen und der Kaffee verbrüht konsequent die Finger. Beim „Switchtasking“ zerrt einen jede Aufgabe in eine andere Richtung – was es schwierig macht vorwärts zu kommen. Produktivität sieht anders aus.

Multitasking in seiner Wahrnehmung als paralleles Erledigen von Aufgaben ist also ein Mythos. Bei Aufgaben mit relativ niedrigen Anforderungen, wie aus dem obigen Beispiel, kann das vielleicht noch funktionieren. Wird es jedoch komplexer, geht es mit den Schwierigkeiten los. Angenommen, man möchte ein Video bearbeiten und hat dabei die Tasks Schnitt, Effekte und Ton. An drei Monitoren drei Programme aufzuhaben und alle paar Sekunden oder Minuten zwischen den einzelnen Tasks hin- und herzuwechseln, ist ein sicherer Weg um keinen davon schnell oder mit befriedigendem Resultat zu erledigen.

Wer ständig seinen mentalen Fokus ändert, kann bis zu 40 % seiner für Produktivität verfügbaren Zeit einbüßen. Noch dazu trainiert man seinem Gehirn mit diesem Verhalten an, dass es jeden möglichen Reiz für potentiell wichtig hält. Das sorgt dafür, dass man sich leichter ablenken lässt und sich noch schwerer auf einen einzelnen Task konzentrieren kann. Ein Teufelskreis.

Multitasking ist tot, es lebe das … ?

Surfer beim Surfen in S/W

„Flow also happens when a person’s skills are fully involved in overcoming a challenge that is just about manageable, so it acts as a magnet for learning new skills and increasing challenges.“ – Mihály Csíkszentmihályi Photo by Jeremy Bishop on Unsplash

Wenn wir allerdings den Gedanken aufgreifen, dass es auch andere Wege zu mehr Produktivität gibt, führt uns das auf eine interessante Fährte: „Flow“. Im Flow geht man völlig in der vor einem liegenden Aufgabe auf. In beschränktem Maße ist es auch möglich, dabei verschiedene Aufgaben auszuführen. Dies allerdings nur unter der Voraussetzung, dass alle Aufgaben auf ein konkretes, übergeordnetes Ziel einzahlen. Im allgemeinen sind folgende sechs Kriterien maßgeblich für den Flow-Zustand:

/ Völlige Konzentration auf den Moment
/ Verschmelzen von Handeln und Bewusstsein
/ Verlust der aktiven Selbstwahrnehmung
/ Das Gefühl von Kontrolle über die Situation/die Handlung/den Moment
/ Ein verzerrtes Zeitgefühl
/  Die Wahrnehmung der Aktivität als aus sich selbst heraus belohnend

Flow kann relativ unabhängig vom Inhalt der Handlung erreicht werden. Viel wichtiger ist, dass die Aufgabe eine Herausforderung darstellt, die sich gerade noch im eigenen Kompetenzbereich befindet. So muss man konstant aufmerksam sein, hat jedoch stets das Gefühl, Herr der Situation zu sein. Den Flow-Zustand zu erreichen ist allerdings kein Kinderspiel.

Viele Reize, wenig Flow

Dank Smartphone & Co. prasselt heute unablässlich eine Flut aus Informationen auf uns ein. Jede davon ist potentiell relevant für unseren Beruf oder unser Privatleben. Und auf jede Information muss u. U. mit einer eigenen Handlung reagiert werden. Das Smartphone macht es also unglaublich leicht, sich dauernd selbst abzulenken . Das fängt schon bei den kleinsten Dingen an. Wer hat noch nie sein Handy rausgeholt, um auf die Uhr zu schauen und hatte dann plötzlich Facebook offen, um einen Blick auf die neueste Benachrichtigung zu werfen? Die Uhrzeit stellt natürlich weiterhin ein Mysterium dar, wenn das Gerät wieder in der Tasche verschwindet. Während dieser Prozess zeitlich leicht entzerrt gegenüber dem vorhin beschriebenen Bild eines Switchtaskers ist, bleibt das Prinzip praktisch gleich. Für Flow ist dieses Verhalten jedoch mehr als abträglich.

Die Patentlösung, um Switchtasking und damit Unproduktivität zu vermeiden? Gibt es nicht. Ganz banale Ansätze wie das Aufschreiben der eigenen Ziele zu Beginn des Arbeitstages helfen oder auch Yoga. Das entzerrt die Gedanken und hilft einem, die eigenen Ziele klar vor Augen zu haben – und zielstrebig auf sie hinzuarbeiten. Wer etwas mehr über Flow erfahren möchte, kann sich diesen (englischen) Teil eines Podcasts mit Steven Kotler anschauen. Kotler ist Teil des Flow Genome Project. Dieses hat das Ziel, bis 2020 das für den Flow-Zustand verantwortliche Erbmaterial zu „mappen“, also seine Lage im menschlichen Genom zu bestimmen.

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Beitragsbild: fotosipsak